Que tan segura es mi Gestión Documental?

Puede que tu gestión documental se encuentre en riesgo. Si tienes todos los documentos de tu empresa en algún alojamiento como Gdrive, Onedrive o una intranet, entonces tus documentos se encuentran en riesgo, ¿por qué? A continuación le damos respuesta a tu interrogante.

Inicialmente imaginemos que hemos contratado a un nuevo empleado con un cargo, por ejemplo jefe de mantenimiento; a este empleado le hacemos la inducción de ingreso y le damos acceso a la gestión documental de la compañía para que pueda leer los procedimientos o instructivos necesarios para desarrollar sus funciones, este es el momento en que pone en riesgo la gestión documental de la empresa ya que a este empleado como a la mayoría de los demás le gusta descargar los procedimientos, manuales e instructivos con el objetivo de leerlos más cómodos desde el PC. Con estas acciones tus empleados están clonando todos tus documentos lo cual trae las siguientes consecuencias:

• Pérdida de control de versiones de los documentos.
• Robo de información ya que los documentos descargados pueden ser compartidos sin permiso y peor aún pueden ser clonados e implementados en otras empresas.
• Un caos y desorden total que pueden generar no conformidades en un proceso de auditoria de calidad.

Ahora conociendo lo indicado anteriormente te puedes hacer la siguiente pregunta, ¿Y ahora quién podrá ayudarnos?

Existe una aplicación Web llamada FIORA, que te permite tener un mejor control de tu gestión documental en la empresa; gracias a que tú decides qué documentos pueden ser descargados y cuáles no. Por ejemplo, puedes activar la opción “descargar” a los formatos que deben ser diligenciados y que los procedimientos, instructivos, manuales y demás tipos de documentos, no tengan el permiso de descarga. Además con nuestro visor documental los empleados no podrán seleccionar el contenido del documento.

Con todos estos protocolos de seguridad Fiora garantizará la integridad de tu gestión documental.

¿Qué te parece la funcionalidad de Fiora? Si te gusta no olvides dejar tus comentarios y puedes conocer más en a3fiora.com